Secrétaire-assistant(e)

Programme formation Secrétaire Assistant(e)

Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l’organisation

• Organisation du poste de travail
  • Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise
  • Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion

• Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs
  • Produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté

• Gestion administrative des activités achat – vente
  • Produire / traiter tous types de documents commerciaux entrants et sortants
  • Relancer les factures impayées
  • Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale
  • Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérer les stocks
  • Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit

• Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau
  • Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes
  • Effectuer les rapprochements bancaires mensuels

Assistanat d’un hiérarchique et/ou d’une équipe dans sa communication et son organisation

• Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes
  • Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face (présentiel ou distanciel) ou lors d’appels téléphoniques
  • Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau

• Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions…) / organisation de déplacements professionnels
  • Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes
  • Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques
  • Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules)
  • Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d’optimiser le partage et la gestion de l’information

• Recherche documentaire, veille
  • Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe

• Gestion des flux d’information du service
  • À partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires

A l’issue de la formation secrétaire assistant(e), les candidats auront acquis la méthode et les savoir-faire nécessaires pour participer pleinement à la gestion administrative et commerciale d’une structure et accompagner au mieux leur hiérarchie au quotidien.

Compétences acquises :

• Organiser son poste et son temps de travail dans le respect des procédures de l’entreprise
• Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion
• Produire tous types de documents à l’aide de logiciel adapté
• Relancer les factures impayées
• Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale
• Recenser les besoins en consommables et gérer les stocks
• Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit
• Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes
• Effectuer les rapprochements bancaires mensuels
• Accueillir des clients internes / externes
• Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau
• Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens
• Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques
• Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules)
• Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d’optimiser le partage
• Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe et les restituer

Centrées sur l’acquisition de compétences opérationnelles et dans un objectif d’emploi, nos formations professionnelles en centre reposent sur la combinaison de deux périodes professionnalisantes : 4 mois de cours en centre, complétés par des cours à distance (visioconférence et elearning) + 4 mois d’application pratique en entreprise.

Pendant la formation, vous avez majoritairement des cours en centre mais également accès à une plateforme pédagogique en ligne vous permettant de travailler sur des ressources complémentaires.

Vous bénéficiez aussi d’un accompagnement durant la période d’application en entreprise via cette plateforme pour la réalisation de votre dossier professionnel.

Les modalités pédagogiques précises vous seront communiquées au cours de votre entretien de recrutement avec le Responsable de formation.

Type d'emplois accessibles :

•      Secrétaire assistant(e)
•      Assistant administratif(e)
•      Assistant(e) personnel
•      Assistant(e) d’équipe
•      Assistant(e) d’entreprise
•      Executive assistant
•      Secrétaire
•      Secrétaire administratif(ve)
•      Secrétaire polyvalent(e)
•      Secrétaire réceptionniste
•      Secrétaire d’accueil
•      Agent administratif

Poursuite d'étude possible : 

A l’issue de la formation Secrétaire-assistant(e), il est possible, dans le cadre d’une suite de parcours pour l’obtention d’un diplôme de niveau supérieur, de suivre les certifications RNCP suivantes, de niveau 5 (Bac +2) :

• Assistant(e) de direction
• Assistant(e) commercial(e)
• Assistant(e) de gestion
• Assistant(e) juridique
• Assistant(e) ressources humaines
• Assistant(e) import-export

Prérequis & admission formation Secrétaire Assistant(e)

Bagage requis

Niveau 3 validé (niveau CAP) ou dossier VAP (validation des acquis professionnels) élaboré par le candidat et déposé auprès de l’Ifocop.

Compétences spécifiques

Expérience professionnelle bienvenue dans un des blocs de compétences de la certification visée.

S’agissant d’une formation professionnelle pour adultes, la motivation reste un facteur déterminant.

Bonne communication orale et écrite.

Équipement nécessaire

Pas d’équipement particulier requis

Embarquement

L’admission à une formation métier se fait sur dossier, test d’admission et entretien personnel approfondi.

Délai d’accès

Le délai d’accès à une formation professionnelle ifocop est compris entre 1 et 6 mois, selon le calendrier de la formation et le dispositif de financement mobilisé.­

Attention : si vous êtes salarié et que vous souhaitez vous former dans le cadre d’un congé de formation (CPF de transition professionnelle) le délai à prévoir est de 6 mois.

Anticipez dès maintenant votre projet de formation !