Participer aux opérations courantes de gestion d’une copropriété - Bloc 3 du TP Assistant Immobilier

Module 1 : Faciliter la gestion administrative courante d’une copropriété

1 – Comprendre les fondamentaux de la copropriété

• Étudier la législation en vigueur sur la copropriété.
• Examiner les droits et responsabilités des différents acteurs : syndic, copropriétaires, conseil syndical, etc.

2 – Analyser les documents de la copropriété

• Examiner les documents légaux : règlement de copropriété, procès-verbaux des assemblées générales, budgets prévisionnels, etc.
• Analyser les contrats de fournisseurs (nettoyage, entretien, etc.) et les contrats d’assurance de la copropriété

3 – Coordonner l’entretien et les travaux

• Établir un planning d’entretien préventif.
• Organiser les appels d’offres pour les travaux nécessaires.
• Suivre l’avancement des travaux et contrôler leur qualité.

4 – Communiquer avec les copropriétaires et les intervenants externes

• Gérer les demandes et réclamations des copropriétaires.
• Collaborer avec les prestataires de services et les professionnels du secteur
  immobilier.

5 – Assurer la gestion administrative et juridique

• Maintenir à jour la documentation et les archives de la copropriété.
• Utiliser un logiciel de gestion de copropriété
• Suivre les évolutions législatives et réglementaires concernant la copropriété.

Module 2 : Participer à l’élaboration du budget d’une copropriété

1 – Établir et suivre le budget prévisionnel d’une copropriété

• Analyse des besoins financiers annuels
• Estimation des coûts de fonctionnement et d’entretien
• Prévision des dépenses exceptionnelles
• Présentation et validation du budget par les copropriétaires
• Suivi des écarts entre prévisions et réalisations

2 – Gérer les appels de fonds et les règlements des charges

• Calcul des quotes-parts des copropriétaires
• Émission des appels de fonds
• Suivi des paiements et relance des impayés
• Gestion des litiges et procédures de recouvrement

3 – Superviser les comptes de la copropriété et effectuer les paiements nécessaires

• Tenue de la comptabilité de la copropriété
• Vérification et paiement des factures fournisseurs
• Gestion des comptes bancaires et des placements
• Préparation des documents comptables pour l’assemblée générale

4 – Utiliser un tableur type Excel

• Introduction à Excel et ses fonctionnalités de base
• Création et gestion de tableaux de suivi budgétaire
• Utilisation des formules et fonctions avancées
• Présentation et analyse des données financières

Module 3 : Organiser l’assemblée générale de copropriétaires

1 – Préparer les convocations et ordres du jour des assemblées générales

• Définition des points à aborder et rédaction de l’ordre du jour
• Respect des délais légaux pour la convocation
• Modalités de convocation (courrier, email, affichage)
• Gestion des procurations et des pouvoirs

2 – Animer les réunions et rédiger les procès-verbaux

• Techniques d’animation de réunion
• Gestion des interventions et des votes
• Prise de notes et rédaction en temps réel
• Validation du procès-verbal par le président de séance

3 – Rédiger le procès-verbal, l’adresser, le notifier aux copropriétaires et communiquer les décisions prises

• Structure et contenu du procès-verbal
• Validation et signature du procès-verbal
• Modalités de notification aux copropriétaires
• Suivi de l’exécution des décisions prises