La digitalisation a profondément transformé les métiers du secrétariat. Aujourd'hui, maîtriser Excel, Word ou PowerPoint ne suffit plus : il faut pouvoir le prouver. Les certifications bureautiques sont devenues un véritable passeport pour décrocher un emploi ou évoluer dans sa carrière. Elles permettent d'attester objectivement de vos compétences techniques auprès des recruteurs, là où la simple mention "Maîtrise du Pack Office" sur un CV ne dit plus grand-chose.
Que vous soyez en reconversion vers les métiers du secrétariat, en poste et souhaitant évoluer, ou en recherche d'emploi, obtenir une certification bureautique reconnue est un investissement rentable. TOSA, PCIE, MOS, ENI, Voltaire : ces acronymes vous parlent peut-être vaguement, mais savez-vous quelle certification choisir selon votre profil ? Cet article vous guide pour faire le bon choix et vous explique comment passer ces certifications qui feront vraiment la différence.
Pourquoi passer une certification quand on est déjà en poste ?
Une certification bureautique vous apporte plusieurs avantages concrets dans votre parcours professionnel. D'abord, elle prouve objectivement votre niveau grâce à un score chiffré, là où les mentions "débutant", "intermédiaire" ou "avancé" restent subjectives. Un score TOSA de 850/1000 sur Excel indique sans ambiguïté que vous maîtrisez les tableaux croisés dynamiques et les formules avancées.
Ensuite, vous vous démarquez sur le marché de l'emploi. Selon une étude menée auprès de recruteurs en 2024, 67% d'entre eux accordent une attention particulière aux certifications bureautiques lors de la sélection de candidats pour des postes administratifs. Face à des dizaines de CV similaires, c'est un critère différenciant majeur.
Une certification vous permet également de négocier votre salaire avec un argument tangible. Elle constitue une preuve de votre valeur ajoutée et justifie une prétention salariale plus élevée, particulièrement si vous visez des postes d'assistante de direction ou de secrétaire dans des secteurs exigeants.
Enfin, ces certifications sont toutes éligibles au CPF, ce qui signifie que vous pouvez financer votre montée en compétences sans débourser un euro. De nombreuses formations professionnelles en secrétariat incluent d'ailleurs la préparation et le passage de ces certifications dans leur programme.
Les 5 certifications bureautiques le plus reconnues
Voici les 5 certifications les plus valorisées dans le secteur du secrétariat. Toutes sont éligibles au CPF, reconnues sur le marché du travail français et international, et peuvent être passées en centre agréé ou en ligne selon les cas.
1. TOSA : la référence
La certification TOSA (Test On Software Applications) est aujourd'hui la référence en France pour valider ses compétences bureautiques. Avec plus de 100 000 candidats chaque année, elle s'impose comme le standard du marché.
TOSA évalue votre maîtrise de chaque logiciel (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Access) séparément et vous attribue un score de 0 à 1000 points. Ce score se traduit en 5 niveaux : Initial (0-350), Basique (350-550), Opérationnel (550-725), Avancé (725-875) et Expert (875-1000). Cette granularité permet aux recruteurs de comprendre précisément votre niveau sur chaque outil.
Pour qui ? TOSA convient à tous les profils de secrétaires, qu'ils soient généralistes ou spécialisés. C'est particulièrement pertinent si vous êtes en reconversion professionnelle et que vous devez prouver rapidement vos compétences techniques, ou si vous êtes déjà en poste et souhaitez valoriser votre expertise.
Comment passer TOSA ? L'examen dure 60 minutes et se compose de 35 questions adaptatives : plus vous répondez correctement, plus les questions deviennent complexes. Vous passez le test en ligne, depuis chez vous ou en centre agréé, et recevez vos résultats immédiatement. Le coût est de 80 à 100€ par logiciel, mais ce tarif est généralement inclus dans les formations CPF préparatoires.
Reconnaissance employeur : TOSA est mentionnée dans 60% des offres d'emploi en secrétariat qui exigent une certification bureautique. Les grandes entreprises, les PME et les cabinets de recrutement la connaissent et l'apprécient. Sa validité est de 3 ans.
À retenir :
- Idéale pour certifier Excel et Word
- Score précis qui valorise votre niveau
- Résultats immédiats
- Éligible CPF
2. PCIE (Passeport de Compétences Informatique Européen) : la norme européenne
Le PCIE, également appelé ECDL (European Computer Driving Licence), est une certification internationale présente dans plus de 150 pays. Elle valide les compétences numériques de base et s'articule autour de 7 modules indépendants : traitement de texte, tableur, présentation, base de données, édition web, sécurité informatique et outils collaboratifs.
Chaque module peut être certifié séparément, ce qui vous permet de construire votre parcours progressivement selon vos besoins et votre budget. Contrairement à TOSA qui attribue un score, le PCIE fonctionne sur un système de validation : vous obtenez ou non le module selon que vous atteignez le seuil de 75% de bonnes réponses.
Pour qui ? Le PCIE s'adresse particulièrement aux secrétaires souhaitant travailler à l'international ou dans des structures européennes, aux profils débutants cherchant à valider les fondamentaux, et aux candidats aux concours de la fonction publique où cette certification est souvent reconnue.
Comment passer le PCIE ? Chaque module comporte 36 questions sous forme de QCM et de manipulations pratiques. L'examen dure 35 minutes par module. Vous devez obtenir un score minimum de 75% pour valider le module. Le prix est de 80 à 100€ par module. Une formation préparatoire est vivement recommandée.
Reconnaissance employeur : Le PCIE jouit d'une excellente reconnaissance en Europe et à l'international. En France, il est particulièrement apprécié dans la fonction publique et les grandes organisations internationales. Il est moins cité que TOSA dans les offres d'emploi du secteur privé français, mais reste une valeur sûre. Gros avantage : sa validité est illimitée.
À retenir :
- Valable à vie
- Reconnaissance internationale forte
- Approche modulaire flexible
- Idéal pour la fonction publique
3. MOS (Microsoft Office Specialist) : la certification officielle Microsoft
MOS est la certification officielle de l'éditeur Microsoft. Elle valide votre maîtrise des logiciels de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access. MOS propose trois niveaux de certification : Associate (niveau fondamental), Expert (niveau avancé) et Master (maîtrise de plusieurs logiciels au niveau expert).
Cette certification vous place dans une démarche d'excellence technique. Elle prouve que vous maîtrisez non seulement les fonctions courantes, mais aussi les fonctionnalités avancées qui font vraiment la différence en entreprise.
Pour qui ? MOS s'adresse aux secrétaires visant l'excellence technique, aux assistantes de direction évoluant en grande entreprise et aux profils souhaitant se spécialiser sur Excel avancé (tableaux croisés dynamiques, macros, Power Query). Si vous travaillez dans un environnement Microsoft 365, cette certification est particulièrement pertinente.
Comment passer MOS ? L'examen est entièrement pratique : vous réalisez des tâches concrètes directement dans le logiciel pendant 50 minutes. C'est une épreuve exigeante qui teste votre capacité à mobiliser vos compétences en situation réelle. Vous devez obtenir un score minimum de 700/1000 pour être certifié. L'examen se déroule en centre agréé Certiport et coûte entre 100 et 150€ par certification.
Reconnaissance employeur : MOS bénéficie d'une très bonne reconnaissance en entreprise, surtout dans le secteur privé et les multinationales qui utilisent massivement l'environnement Microsoft. Le niveau Expert est particulièrement valorisé et peut justifier une différence de salaire notable. La certification MOS est valable à vie.
À retenir :
- Certification officielle Microsoft
- Niveau Expert très valorisé
- Examen pratique en conditions réelles
- Valable à vie
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4. ENI (Éditions ENI) : la certification française pragmatique
La certification ENI, créée par l'éditeur français spécialisé dans la formation informatique, évalue votre niveau sur Excel, Word, PowerPoint, Outlook, mais aussi sur LibreOffice. Elle attribue un score de 0 à 1000 points selon une échelle à 5 niveaux, très similaire à TOSA.
ENI constitue une alternative française intéressante, notamment pour les structures qui recherchent une certification de qualité à un coût légèrement inférieur aux leaders du marché.
Pour qui ? ENI convient particulièrement aux secrétaires travaillant en TPE/PME, aux profils recherchant une certification française de qualité à prix abordable, et à ceux qui souhaitent une alternative à TOSA avec un contenu pédagogique très proche.
Comment passer ENI ? L'examen se déroule en ligne pendant 60 minutes. Vous répondez à 36 questions sous forme de QCM et de manipulations pratiques. Les résultats sont immédiats et le certificat numérique téléchargeable. Le prix est de 70 à 90€ par logiciel, ce qui en fait l'une des certifications les plus accessibles financièrement. La validité est de 3 ans.
Reconnaissance employeur : ENI bénéficie d'une reconnaissance correcte en France, particulièrement auprès des PME françaises. Elle est moins connue que TOSA ou MOS auprès des grandes structures, mais elle gagne en notoriété. C'est une certification sérieuse et exigeante, dont le contenu est de qualité.
À retenir :
- Prix compétitif
- Contenu proche de TOSA
- Inclut LibreOffice
- Alternative française de qualité
5. Certification Voltaire : le bonus indispensable
La certification Voltaire n'est pas à proprement parler une certification bureautique, mais elle est absolument indispensable pour toute secrétaire. Elle évalue votre niveau en orthographe, grammaire et expression écrite, compétences centrales du métier puisque vous rédigez quotidiennement des courriers, comptes-rendus et documents professionnels.
Voltaire attribue un score de 0 à 1000 points. Un score supérieur à 700 points est considéré comme excellent et constitue un signal fort de votre rigueur professionnelle. Plus de 70 000 personnes passent cette certification chaque année.
Pour qui ? Voltaire s'adresse à TOUS les profils de secrétaires, sans exception. C'est encore plus crucial si vous gérez la correspondance client, si vous travaillez dans un cabinet juridique où l'exigence orthographique est maximale, ou si vous occupez un poste d'assistante de direction où vos écrits engagent votre hiérarchie.
Comment passer Voltaire ? L'examen dure 3 heures et comporte 195 questions portant sur l'orthographe, la grammaire, la conjugaison et la syntaxe. Il se déroule obligatoirement en centre agréé pour garantir la validité de la certification. Le prix est de 60 à 80€. Une préparation est fortement conseillée : des plateformes en ligne proposent des entraînements efficaces. La certification est valable 4 ans.
Reconnaissance employeur : Voltaire bénéficie d'une reconnaissance exceptionnelle : 85% des recruteurs connaissent cette certification. C'est un différenciant majeur sur votre CV, qui rassure immédiatement l'employeur sur votre capacité à produire des écrits professionnels irréprochables.
À retenir :
- Complémentaire indispensable aux certifications bureautiques
- Fort impact auprès des recruteurs
- Atteste de votre rigueur professionnelle
- Éligible CPF
Quelle certification choisir selon votre profil ?
Pour vous aider à faire votre choix, voici un tableau synthétique comparant les 5 certifications selon différents critères :
|
Certification |
Prix moyen |
Durée validité |
Niveau ciblé |
Idéal pour |
Reconnaissance |
CPF |
|
TOSA |
80-100€ |
3 ans |
Tous niveaux |
Secrétaire généraliste |
⭐⭐⭐⭐⭐ |
✅ |
|
PCIE |
80-100€/module |
À vie |
Débutant-Intermédiaire |
International/Fonction publique |
⭐⭐⭐⭐ |
✅ |
|
MOS |
100-150€ |
À vie |
Intermédiaire-Expert |
Grande entreprise |
⭐⭐⭐⭐ |
✅ |
|
ENI |
70-90€ |
3 ans |
Tous niveaux |
TPE/PME |
⭐⭐⭐ |
✅ |
|
Voltaire |
60-80€ |
4 ans |
Tous niveaux |
Tous profils secrétariat |
⭐⭐⭐⭐⭐ |
✅ |
Nos recommandations par profil
Vous êtes secrétaire généraliste en reconversion ?
➡️ Optez pour TOSA Word + TOSA Excel + Voltaire. Ce trio couvre les compétences techniques et rédactionnelles essentielles et vous rend immédiatement opérationnel.
Vous visez un poste d'assistante de direction en grande entreprise ?
➡️ Privilégiez MOS Expert Excel + MOS Word + Voltaire. Les certifications Microsoft de niveau Expert attestent d'une maîtrise technique poussée très valorisée.
Vous vous formez au métier de secrétaire médicale ?
➡️ Choisissez TOSA Word + Voltaire. L'orthographe est cruciale dans le secteur médical (terminologie médicale, comptes-rendus) et Word est votre outil quotidien.
Vous êtes débutante sans expérience professionnelle ?
➡️ Commencez par PCIE modules de base (traitement de texte + tableur) + Voltaire. Cette approche progressive vous permet de valider les fondamentaux avant d'évoluer.
Vous visez un poste à l'international ou en institution européenne ?
➡️ Préférez PCIE complet ou MOS, les deux certifications ayant une excellente reconnaissance internationale.
Comment préparer et réussir votre certification bureautique ?
Obtenir une certification bureautique demande de la préparation. Voici la méthode en 4 étapes pour maximiser vos chances de réussite.
Étape 1 : Évaluez votre niveau actuel
Avant de vous lancer, faites un test de positionnement gratuit. TOSA et PCIE proposent des tests en ligne qui vous donnent une première estimation de votre niveau. Identifiez vos points forts et vos lacunes. Si vous obtenez déjà 600 points au test TOSA, vous avez un bon niveau opérationnel. En dessous de 400, une formation préparatoire s'impose.
Définissez également votre objectif de score. Pour être crédible sur le marché du travail, visez au minimum 700 points (niveau avancé) sur TOSA ou MOS. En dessous, la certification a moins de valeur ajoutée.
Étape 2 : Suivez une formation préparatoire
Ne vous présentez pas à l'examen sans préparation, même si vous utilisez Excel ou Word quotidiennement. Les examens de certification ciblent des fonctionnalités avancées que peu de gens maîtrisent naturellement : les formules imbriquées, les références absolues, les tableaux croisés dynamiques, les fusions et publipostages, etc.
Les formations professionnelles en secrétariat incluent souvent des modules de préparation aux certifications TOSA, PCIE ou MOS. Ces formations durent généralement 2 à 5 jours selon votre niveau de départ et sont finançables par le CPF. Vous pouvez également opter pour une formation en e-learning à votre rythme.
Étape 3 : Entraînez-vous régulièrement
La pratique est la clé de la réussite. Utilisez les simulateurs d'examen proposés par les organismes certificateurs. Entraînez-vous 30 minutes par jour pendant 2 à 3 semaines avant l'examen. Refaites les exercices types jusqu'à les maîtriser parfaitement. Chronométrez-vous pour vous habituer à la pression du temps.
Créez également vos propres scénarios pratiques : montez un tableau de budget familial complexe sur Excel, rédigez un rapport structuré sur Word avec table des matières automatique, créez une présentation PowerPoint professionnelle. Plus vous manipulez les logiciels en situation réelle, plus vous serez à l'aise le jour J.
Étape 4 : Passez l'examen sereinement
Le jour de l'examen, présentez-vous avec votre pièce d'identité et arrivez 15 minutes en avance. Lisez attentivement chaque question avant de répondre. Ne perdez pas de temps sur une question difficile : passez à la suivante et revenez-y si le temps le permet. Restez zen : vous pouvez repasser l'examen si nécessaire.
Les résultats sont généralement disponibles immédiatement (TOSA, ENI) ou sous 48 heures (PCIE, MOS). Vous recevez un certificat numérique téléchargeable avec votre score. Ajoutez-le immédiatement à votre CV, votre profil LinkedIn et vos candidatures. Si votre score est supérieur à 750, mettez-le en avant : c'est un vrai atout commercial.
⚠️ Attention
La plupart des certifications ont une durée de validité limitée (3 ou 4 ans pour TOSA, ENI, Voltaire). Pensez à les renouveler avant expiration pour maintenir la crédibilité de votre CV, surtout si vous cherchez un nouvel emploi.
Informations tarifaires et modalités d'examen susceptibles d'évoluer. Vérifiez auprès des organismes certificateurs.