Chef de projet événementiel | Fiche métier

Métier de chef de projet événementiel

Le chef de projet événementiel supervise de A à Z toutes les étapes de la mise en œuvre d’un événement, de sa définition à sa gestion pratique le jour J sur le terrain, en passant par le suivi des moyens matériels, financiers et humains.

Découvrez la profession en détail : mission, formation, recrutement, reconversion.

Qu’est-ce qu’un chef de projet événementiel ?

Le chef de projet événementiel est le chef d'orchestre de tous les événements et manifestations que souhaitent organiser son entreprise ou ses clients. 

Colloques, conférences, conventions, assemblées annuelles, inaugurations, événements sportifs… c'est le chef de projet événementiel qui imagine, puis organise l'événement de bout en bout selon un cahier des charges établi par les entreprises pour lesquelles il travaille.

Pour faire aboutir son projet, il travaille quotidiennement avec des prestataires et partenaires. 

En fonction de l’entreprise, le chef de projet événementiel peut également être appelé responsable événementiel, organisateur événementiel, organisateur d'événements, event manager ou event planner.

Missions du chef de projet événementiel

• Animer des réunions avec ses clients (ou avec son entreprise) pour connaître leurs besoins et le message qu'ils souhaitent véhiculer à travers l’événement à organiser
• Rédiger le cahier des charges : type d'événement, budget, date...
• Proposer des moyens et des outils pour mettre en œuvre l’événement
• Coordonner les différentes étapes de la préparation de l'événement : réunion avec tous les intervenants, choix du lieu, choix des prestataires...
• Proposer un plan de communication
• Concevoir l’événement selon le cahier des charges 
• Assurer la gestion et l'organisation sur le terrain de la préparation de l’événement : implantation, montage, agencement de l'espace
• Veiller au bon déroulement de l'événement le jour J
• Gérer les imprévus
• …

Où exerce le chef de projet événementiel ?

Un chef de projet événementiel peut exercer au sein du service communication d’une grande entreprise ou bien pour une agence événementielle, de publicité ou en communication.

Il peut également se mettre à son compte en créant sa propre société.

Tendance de la profession

Avant de prendre en charge une prestation complète, le chef de projet événementiel débute comme assistant, la plupart du temps dans une agence de communication, pour apprendre les ficelles du métier sur le terrain.

Grâce à sa motivation et son expérience, il n'éprouve aucune difficulté à trouver un emploi, notamment dans les grandes villes. 

En effet, il peut être embauché dans l'agence au sein de laquelle il était assistant, dans une agence concurrente ou au sein d'une grande entreprise.

Formations pour devenir chef de projet événementiel

Un bac+3 permet d'entrer dans l'univers de l’événementiel et d'occuper au début un poste d'assistant.

Pour intégrer d'emblée un poste de chef de projet événementiel, un diplôme de niveau bac + 4/5 est recommandé. 

Formation initiale

Niveau BAC+2

• BTS Communication

Niveau BAC+3

• BUT Information-Communication : Communication des organisations
• Licence Professionnelle Métiers de la communication : événementiel 
• Bachelor communication
• Bachelor Chef de projet événementiel (ISEFAC)
• Bachelor Événementiel et Relations Publiques (Esupcom)
• Bachelor Communication Événementielle et Marketing digital (ESGCI)
• Bachelor Event management (ICD) 
• …

Niveau BAC+5

• Master Information, communication 
• Master Communication des organisations
• Diplôme d’école de supérieure de commerce 
• Diplôme d’école de communication 
• Diplôme d'IEP (institut d'études politiques)
• …

Formation continue

Dans le cadre d’une reconversion professionnelle, il est possible de devenir chef de projet événementiel par la voie de la formation continue en préparant certains diplômes cités ci-dessus.

De nombreux organismes de formations, écoles de commerce, écoles de communication proposent des cursus pour adultes en communication événementielle.

Formations pour le métier Chef de projet événementiel

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Qualités requises pour devenir chef de projet événementiel

Plusieurs qualités et compétences sont indispensables pour devenir chef de projet événementiel :

• Solides connaissances des techniques de gestion de projet et de la communication évènementielle 
• Maîtrise de la langue anglaise
• Aisance relationnelle
• Dynamisme
• Organisation
• Adaptabilité
• Flexibilité
• Esprit de synthèse
• Créativité
• Rigueur
• Sens des responsabilités
• Disponibilité
• Résistante au stress et à la pression
• …

Évolutions possibles d'un chef de projet événementiel

Au fil de son expérience, le chef de projet événementiel se voit confier plus de responsabilités et peut prendre la tête d'événements prestigieux ou du pôle évènementiel de grandes entreprises reconnues.

Il peut également évoluer vers les fonctions de chef de projet puis directeur de projet ou bien décider de créer sa propre agence d'événementiel.

Salaire d’un chef de projet événementiel

En fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise ainsi que de l'ampleur de l'événement, un chef de projet événementiel gagne entre le SMIC et 2 500€ bruts par mois en début de carrière.

Des primes selon la réussite de l'événement peuvent compléter cette rémunération.

Envie d’une reconversion en tant que chef de projet événementiel ?

Avantages d’une reconversion en tant que chef de projet événementiel

• Métier polyvalent
• Belles perspectives d'évolution professionnelle, dans l'évènementiel ou la communication

Inconvénients d'une telle reconversion 

• Grande amplitude horaire, surtout à l'approche de l'évènement : travail fréquent les soirs et week-ends
• Stress fréquent en raison de la pression des délais et des budgets ainsi que des lourdes responsabilités 

Compétences de base indispensables pour se lancer

Savoir

• Techniques commerciales
• Techniques de communication
• Principes de la relation client
• Gestion budgétaire
• Gestion de projet
• Management
• Organisation d'évènements culturels
• Organisation d'évènements d'entreprises
• Organisation d'évènements sportifs
• Organisation de soirées
• Veille informationnelle
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
• Outils bureautiques

Savoir-faire

• Conseiller un client
• Identifier les besoins d'un client
• Sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires
• Établir un devis
• Contractualiser une prestation
• Organiser un évènement
• Organiser une animation
• Organiser le planning des activités
• Coordonner les prestataires, fournisseurs, intervenants
• Organiser la logistique d'un événement
• Coordonner la logistique d'un évènement
• Contrôler la conformité de réalisation de fournisseurs, sous-traitants, prestataires
• Suivre un budget

(Source: ROME)

Par où commencer sa reconversion de chef de projet événementiel ?

Changer de métier au profit de celui de chef de projet événementiel n'est pas assimilable à une opportunité que vous pouvez saisir au "bon moment". C'est un projet, comme tout autre, que vous devez anticiper en prenant le temps nécessaire. Comme le disait Arthur Ashe, "une des clés du succès est la confiance en soi. Une des clés de la confiance en soi est la préparation"…

Vouloir se former, en prélude à votre reconversion professionnelle de chef de projet événementiel, peut être une décision salutaire surtout si vous n’avez aucune des formations initiales précédemment listées ou des compétences indiquées ci-avant.

La formation peut en effet être, dans une certaine mesure, la clé d’une reconversion professionnelle en tant que chef de projet événementiel mais pas forcément car une chose est sûre : se reconvertir ne rime pas toujours avec se former. 

Le mieux est de prendre le temps de préparer votre reconversion professionnelle en faisant le point sur votre situation et vos compétences actuelles. Pour cela, faire appel à un expert en évolution professionnelle pourra être un excellent préalable. Cela mettra à nu vos forces et faiblesses en matière de connaissances et d’aptitudes, et, conséquemment, vos besoins réels en formation (personnalisée), y compris l’organisme de formation qui répondra le plus précisément possible à ces besoins.

Comment financer votre reconversion ?

Il existe différents dispositifs pour financer en tout ou partie votre reconversion.

Salariés en CDI, en CDD ou en intérim

• Compte personnel de formation (CPF)
• CPF de transition professionnelle  
• Plan de développement des compétences 
• promotion par alternance Pro-A

Demandeur d’emploi

• Compte personnel de formation (CPF)
• Aide Individuelle à la Formation (AIF) 
• Contrat de professionnalisation

Intérimaire

• Compte personnel de formation (CPF)
• CPF de transition professionnelle  
• Contrat de professionnalisation
• FAFTT (Fonds d’assurance Formation du Travail Temporaire)

Indépendant

• Compte personnel de formation (CPF)
• FAF (fonds d’assurance formation)
• Crédit d'impôt pour la formation des dirigeants d’entreprise

Fonctionnaire

• Compte personnel de formation (CPF)
• Congé de formation professionnelle (CFP)