Vous rêvez de devenir secrétaire mais votre compte personnel de formation (CPF) ne suffit pas à couvrir les frais de la formation ? Vous n'êtes pas seul dans cette situation.
Avec des formations secrétaire qui coûtent entre 2 000€ et 6 500€, le CPF plafonné à 5 000€ est souvent insuffisant. Mais bonne nouvelle : abandonner votre projet de reconversion n'est pas une fatalité. Il existe en réalité de nombreuses solutions de financement alternatives, souvent méconnues, qui peuvent compléter ou remplacer votre CPF.
Dans cet article, nous vous dévoilons 9 dispositifs concrets pour financer votre formation professionnelle sans toucher à votre épargne personnelle.
Pourquoi pourriez-vous avoir besoin d'un financement alternatif ?
Plusieurs raisons peuvent vous amener à chercher d'autres sources de financement que le CPF :
- votre compte a atteint son plafond de 5 000€ et la formation qui a retenu votre attention dépasse ce montant.
- vous avez peut-être déjà utilisé votre CPF pour une formation précédente et votre compte n'a pas encore été suffisamment réalimenté. Cela touche en particulier les jeunes actifs et les indépendants récents qui n'ont pas encore accumulé assez de droits.
- la participation obligatoire de 100€ qui reste à votre charge s'ajoute à un solde déjà insuffisant.
- la formation que vous convoitez n’est pas éligible au CPF, bien que cela soit exceptionnel pour les formations professionnelles certifiantes en secrétariat.
Quelle que soit votre situation, sachez que des alternatives existent. Voyons-les en détail.
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Solution 1 – France Travail : L'Aide Individuelle à la Formation (AIF)
L'Aide Individuelle à la Formation (AIF) est l'une des solutions les plus accessibles pour les demandeurs d'emploi. Elle s'adresse aussi bien aux personnes indemnisées qu'à celles qui ne perçoivent plus d'allocation chômage, ainsi qu'aux bénéficiaires d'un Contrat de Reclassement Professionnel (CRP), d'un Contrat de Transition Professionnelle (CTP) ou d'un Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP).
L'AIF peut compléter un CPF insuffisant ou financer intégralement une formation si vous n'avez aucun droit. Le montant varie selon votre situation personnelle et le projet présenté, mais peut atteindre plusieurs milliers d'euros.
Pour en bénéficier, vous devez d'abord établir votre Projet Personnalisé d'Accès à l'Emploi (PPAE) avec votre conseiller France Travail. La formation choisie doit être cohérente avec ce projet et faciliter votre retour à l'emploi. Ensuite, demandez un devis à l'organisme de formation et déposez votre demande d'AIF. Le délai de traitement est généralement de 2 à 4 semaines.
Le conseil d'expert : prenez rendez-vous avec votre conseiller France Travail AVANT de vous inscrire à la formation. Argumentez la cohérence entre la formation et votre projet professionnel en insistant sur les débouchés concrets dans le secteur du secrétariat, qui recrute activement.
Solution 2 – Le financement régional : les chèques formation
Les régions peuvent également vous aider à financer votre reconversion professionnelle. Elles proposent différents dispositifs sous forme de chèques formation, dont les montants varient de 500€ à 5 000€ selon la région et votre situation.
Ces aides s'adressent prioritairement aux demandeurs d'emploi, mais certaines régions étendent le dispositif aux salariés. En Île-de-France, vous pouvez par exemple solliciter l'Aide Individuelle Régionale (AIRE). Les Hauts-de-France proposent le Chèque Formation, tandis que la Bretagne dispose du dispositif Qualif Individuel.
Au-delà des frais de formation, certaines régions peuvent également prendre en charge vos frais de transport, d'hébergement et proposer une rémunération pendant la formation. C'est un avantage non négligeable si vous devez vous déplacer loin de chez vous.
Pour constituer votre dossier, vous devrez présenter un projet professionnel détaillé. Dans certains cas, c'est l'organisme de formation lui-même qui dépose le dossier pour vous sur la plateforme régionale. Dans d'autres, vous devrez remplir un dossier papier. Les délais de traitement varient de 1 à 3 mois selon les régions.
Astuce précieuse : certaines régions (Pays de la Loire, Hauts-de-France, Bourgogne Franche-Comté, Occitanie) ont signé des conventions avec la Caisse des Dépôts pour abonder automatiquement les comptes CPF. Connectez-vous sur Mon Compte Formation pour vérifier si un abondement régional automatique apparaît sur votre dossier de formation.
Solution 3 – L'employeur : plan de développement des compétences et abondement
Si vous êtes salarié en CDI, CDD ou même en intérim, votre employeur peut devenir votre meilleur allié pour financer votre montée en compétences. Deux possibilités s'offrent à vous.
- Le Plan de Développement des Compétences (PDC) permet à l'employeur de financer intégralement une formation qui se déroule sur le temps de travail. Cette initiative peut venir de l'employeur, mais vous pouvez également en faire la demande. La formation doit cependant correspondre aux besoins de l'entreprise et améliorer vos compétences dans votre poste actuel ou un poste futur au sein de la structure.
- L'abondement CPF employeur constitue la seconde option. Votre employeur complète votre CPF insuffisant en effectuant un versement via la plateforme EDEF (Espace Des Employeurs et des Financeurs). Cette solution nécessite bien sûr l'accord de votre employeur.
Pour maximiser vos chances d'obtenir un financement, préparez un argumentaire solide mettant en avant les bénéfices concrets pour l'entreprise. Par exemple : "Cette formation d'Assistant de Direction me permettra de gérer vos agendas de façon plus autonome, de préparer vos réunions stratégiques et de coordonner les projets transverses, libérant ainsi 5 heures par semaine de votre temps pour vous concentrer sur les décisions stratégiques."
Prenez rendez-vous avec votre service RH ou votre manager, et formalisez votre demande par écrit. Sachez que l'employeur peut refuser, mais il doit justifier son refus. En cas de réponse négative, explorez immédiatement les autres pistes présentées dans cet article.
Solution 4 – Les OPCO : financement par branche professionnelle
Les Opérateurs de Compétences (OPCO) constituent une ressource précieuse, particulièrement pour les salariés de TPE et PME. La France compte 11 OPCO répartis par secteur d'activité : OPCO EP, AKTO, Atlas, Constructys, et bien d'autres.
Ces organismes collectent les contributions des entreprises et financent les formations prioritaires de leur branche professionnelle. Les montants varient selon l'OPCO et le type de formation, mais peuvent atteindre plusieurs milliers d'euros.
Pour en bénéficier, votre entreprise doit avoir adhéré à l'OPCO correspondant à son secteur. Commencez par identifier votre OPCO en vous renseignant auprès de votre service RH. Vérifiez ensuite si les formations en secrétariat figurent parmi les priorités de votre branche.
Vous devrez constituer un dossier comprenant un devis d'un organisme certifié Qualiopi (c'est le cas de tous les centres proposés sur notre plateforme), le programme détaillé de la formation, une convention de formation et les convocations. C'est généralement l'employeur qui dépose le dossier auprès de l'OPCO.
Prévoyez un délai de 1 à 2 mois avant le début de la formation pour le traitement du dossier. Bonne nouvelle : certaines formations secrétaire, comme le TP Secrétaire Assistant ou le TP SAMS, sont souvent priorisées car le secteur du secrétariat connaît des tensions de recrutement importantes.
Solution 5 – Le compte professionnel de prévention (C2P)
Si vous exercez un métier exposé à des facteurs de pénibilité, le Compte Professionnel de Prévention (C2P) peut financer votre reconversion vers un métier moins contraignant physiquement, comme le secrétariat.
Ce dispositif s'adresse aux salariés exposés à des facteurs de risques professionnels : travail de nuit, travail en équipes successives alternantes, températures extrêmes, bruit, travail répétitif ou port de charges lourdes. Vous cumulez des points en fonction de votre exposition à ces contraintes.
Ces points peuvent être convertis en euros pour financer une formation. Concrètement, 10 points équivalent à 500€ de financement. Cette solution est particulièrement pertinente si vous envisagez une reconversion depuis l'industrie, le BTP, la logistique ou certains métiers de la santé (par exemple, aide-soignante souhaitant devenir secrétaire médicale).
Pour consulter vos droits et faire une demande, connectez-vous sur le site compteprofessionnelprevention.fr avec vos identifiants habituels. L'utilisation des points nécessite l'accord de votre employeur, qui doit valider que la formation choisie vous permet effectivement d'accéder à un poste moins exposé.
Solution 6 – Le compte d'engagement citoyen (CEC)
Le Compte d'Engagement Citoyen (CEC) récompense votre engagement bénévole, volontaire ou en tant que maître d'apprentissage en vous créditant des droits à la formation. Vous pouvez acquérir jusqu'à 240€ par an, cumulables sur plusieurs années.
Pour en bénéficier, vous devez avoir effectué au moins 200 heures de bénévolat sur l'année, ou avoir exercé comme maître d'apprentissage pendant au moins 6 mois. Les volontaires en service civique, sapeurs-pompiers volontaires et autres formes de volontariat sont également éligibles, avec des durées minimales variables.
Les droits acquis sur le CEC sont automatiquement versés sur votre CPF et peuvent être utilisés soit pour financer des formations spécifiques destinées aux bénévoles, soit pour financer n'importe quelle formation éligible au CPF, y compris les formations en secrétariat.
Pour vérifier vos droits, connectez-vous sur moncompteactivite.gouv.fr. Si vous n'avez pas encore déclaré vos activités bénévoles ou de maître d'apprentissage, vous devrez fournir une attestation de l'organisme pour lequel vous intervenez.
Solution 7 – Les fonds d'assurance formation pour indépendants
Si vous êtes travailleur indépendant (auto-entrepreneur, profession libérale, artisan, commerçant), vous cotisez obligatoirement à la Contribution à la Formation Professionnelle (CFP). En contrepartie, vous êtes rattaché à un Fonds d'Assurance Formation (FAF) qui peut financer vos formations.
Votre FAF dépend de votre code NAF. Les principaux sont l'AGEFICE pour les commerçants et dirigeants non salariés, le FIF-PL pour les professions libérales, le FAFCEA pour les artisans, et le VIVEA pour les agriculteurs. Chaque FAF a ses propres critères d'éligibilité et ses montants de prise en charge, généralement compris entre 500€ et 2 000€ par an.
La procédure est relativement simple. Identifiez d'abord votre FAF en consultant votre code NAF. Vérifiez ensuite que la formation secrétaire que vous visez correspond aux critères de votre organisme. Obtenez un devis auprès d'un organisme certifié Qualiopi, puis déposez votre dossier au moins un mois avant le début de la formation.
Bonus non négligeable : les dirigeants d'entreprise (hors micro-entrepreneurs) peuvent également bénéficier d'un crédit d'impôt formation pouvant atteindre 419€. Ce crédit s'applique au temps passé en formation et vient compenser la perte d'activité. Consultez le site economie.gouv.fr pour connaître toutes les modalités de ce crédit d'impôt.
Solution 8 – Dispositifs spécifiques : CPAM et AGEFIPH
Deux dispositifs spécifiques existent pour les personnes victimes d'accidents du travail ou en situation de handicap.
La CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie) peut abonder votre CPF si vous avez été victime d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle ayant entraîné un taux d'incapacité permanente de 10% ou plus. Le montant peut atteindre 7 500€ et ce financement est renouvelable. La reconversion vers le secrétariat est souvent pertinente dans ces situations car il s'agit d'un métier sédentaire compatible avec de nombreuses restrictions physiques. La demande se fait via votre compte ameli.
L'AGEFIPH (Association de Gestion de Fonds pour l'Insertion Professionnelle des Handicapés) peut également créditer votre CPF d'une somme complémentaire si vous êtes reconnu travailleur handicapé (RQTH). Ce dispositif concerne en priorité les demandeurs d'emploi non indemnisés, mais les personnes percevant l'allocation chômage peuvent également en bénéficier sous conditions. Pour solliciter cette aide, prenez rendez-vous avec votre conseiller France Travail ou Cap Emploi qui étudiera votre dossier.
Ces deux dispositifs illustrent bien la volonté des pouvoirs publics de faciliter la reconversion professionnelle des personnes confrontées à des difficultés de santé vers des métiers accessibles et porteurs d'emploi comme le secrétariat.
Solution 9 – L'Autofinancement facilité
Si aucun des dispositifs précédents ne fonctionne pour vous, l'autofinancement reste une option, mais il existe des moyens de le rendre plus supportable financièrement.
Le paiement échelonné est proposé par la majorité des organismes de formation. Vous pouvez généralement étaler le paiement sur 3 ou 4 fois sans frais. Certains centres vont jusqu'à proposer des échelonnements sur 10 mensualités, transformant une dépense de 3 000€ en versements de 300€ par mois.
Le prêt personnel bancaire peut également être envisagé, d'autant que certaines banques proposent des taux préférentiels pour les formations professionnelles certifiantes. N'hésitez pas à faire jouer la concurrence.
Le financement participatif sur des plateformes comme Ulule ou KissKissBankBank peut fonctionner si vous avez un projet de reconversion inspirant et que vous savez bien le raconter. Cette solution demande un investissement personnel important dans la communication, mais elle peut créer une belle dynamique autour de votre projet.
Vous pouvez aussi négocier avec votre employeur une avance sur salaire remboursable ou une prime exceptionnelle. Si votre employeur voit l'intérêt de votre montée en compétences pour l'entreprise, il peut être disposé à vous aider.
Enfin, l'optimisation de votre budget personnel peut vous permettre de mettre un peu de côté chaque mois. Challengez-vous : vendez des objets que vous n'utilisez plus, faites quelques heures supplémentaires, réduisez temporairement certaines dépenses non essentielles. L'investissement en vaut la peine quand on sait que les métiers du secrétariat offrent de belles perspectives d'emploi et d'évolution.
L'astuce consiste à combiner plusieurs petites sources de financement plutôt que d'attendre LE gros financement providentiel. CPF partiel + économies + échelonnement = formation financée !
Nos conseils pour maximiser vos chances d'obtenir un financement
Pour mettre toutes les chances de votre côté, suivez ces recommandations issues de notre expérience.
Anticipez au minimum 3 mois avant le début de votre formation. Les délais de traitement des dossiers varient de 2 semaines à 3 mois selon les organismes. De plus, les fins d'année sont des périodes saturées où les budgets se tarissent. Mieux vaut déposer vos demandes au printemps ou en début d'année.
Préparez un dossier béton avec un projet professionnel clairement défini, un CV actualisé et une lettre de motivation argumentée. La cohérence entre la formation choisie et votre projet professionnel est scrutée par tous les financeurs. Documentez-vous sur le marché de l'emploi dans le secrétariat, citez des chiffres sur les recrutements, montrez que vous avez mûri votre réflexion.
N'hésitez pas à cumuler les aides. Exemple concret : CPF (1 500€) + AIF France Travail (1 200€) + aide régionale (800€) = 3 500€ de financement sans rien débourser. C'est parfaitement légal et même encouragé !
Privilégiez les formations certifiantes délivrant un titre professionnel inscrit au RNCP. Ces formations sont prioritaires pour tous les financeurs car elles garantissent un niveau de compétence reconnu par l'État. Vérifiez également que l'organisme dispose de la certification Qualiopi, c'est désormais obligatoire pour obtenir des financements publics.
Soignez votre argumentaire en insistant sur trois éléments : les débouchés concrets du métier (plus de 50 000 postes à pourvoir chaque année selon France Travail), le fait que le secteur soit en tension (argument très apprécié des financeurs), et la rapidité du retour à l'emploi après formation (généralement moins de 6 mois pour les titres professionnels en secrétariat).
Relancez régulièrement le traitement de votre dossier. Un coup de fil hebdomadaire montre votre motivation et permet de débloquer d'éventuels points bloquants.
Enfin, ayez toujours un plan B. Si le dispositif A refuse votre demande, basculez immédiatement sur le dispositif B sans perdre de temps. La persévérance finit toujours par payer dans la recherche de financement.
Pour approfondir votre réflexion, consultez notre guide complet sur comment choisir sa formation administrative.
Les montants et conditions d'éligibilité des aides peuvent évoluer. Vérifiez toujours les informations auprès des organismes concernés.