Métier d’Office Manager
Profession encore peu connue en France, l’office manager est un peu un(e) super assistant(e) qui se situe entre un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et un(e) responsable administratif. Découvrez la profession en détail : mission, formation, recrutement, reconversion.
Qu’est-ce qu’un Office manager ?
Rattaché au directeur général, l’office manager exerce une fonction polyvalente puisqu’il est chargé d'assister son supérieur hiérarchique pour lui permettre de se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son poste. Véritable couteau suisse, il est donc chargé d’assurer le bon fonctionnement d’un service ou d'une entreprise, de sa coordination et de sa supervision en s'occupant de toute la gestion administrative.
Les missions de l’Office Manager peuvent donc être administratives, juridiques ou comptables. Mais il ou elle peut aussi gérer la communication de la structure, son budget ou encore ses ressources humaines.
Ces tâches dépendent de la structure de l’entreprise, de sa taille et de ses compétences.
Mais en quoi est-ce différent d’une assistante de direction ? Principalement sur la diversité des tâches et le degré de responsabilité. Le degré d’autonomie et d’initiative de l’Office Manager est plus élevé et il peut parfois encadrer des assistants de direction ou administratifs.
Les missions de l’Office manager
Exerçant principalement dans de petites structures, l’office manager combine les fonctions d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif, à savoir :
- Assister le dirigeant de la structure en prenant en charge toutes les opérations administratives : traitement du courrier, organisation de l’agenda et des réunions, préparation des commandes de fournitures de bureau, organisation et gestion des recrutements.
- l’Office Manager filtre toutes les entrées (téléphoniques ou courriers) pour son supérieur hiérarchique.
- il rédige des synthèses et des reportings.
- il élabore et présente également des rapports et des bilans.
- l’office manager peut gérer le budget et s’occuper de la comptabilité.
- il assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes et gère la communication externe.
Où travaille un Office manager
L’office manager peut exercer au sein d’une TPE-PME, d’un cabinet d’avocats, de conseils, de start-ups à plein temps mais aussi au sein d’un service d’une grande entreprise ou en freelance selon son choix.
Tendance de la profession
Cette profession est en plein essor dans l’Hexagone depuis quelques années puisqu’elle apparaît plus diversifiée et plus moderne que le métier d’assistant de direction.
Comment devenir Office manager ?
Formation Initiale
Il n’existe pas encore de formation particulière pour être office manager, la notion étant récente et les missions diversifiées et complexes. Mais dans la plupart des cas, les recruteurs exigent un niveau bac+2 minimum et d’avoir déjà travaillé en tant qu’assistant ou assistante de direction.
Bac +2
- BTS gestion de la PME
- BTS support à l'action managériale
- BTS ATI - assistance technique d'ingénieur,
- BTS CG - comptabilité gestion
- DUT (Gestion des entreprises et des administrations, Carrières juridiques ou Gestion administrative et commerciale
Bac +3
- Licence pro management des activités commerciale
- Licence pro management et gestion des organisation
- Licence pro métiers des administrations et collectivités territoriales
Formation continue
Le métier d’Office Manager est accessible par la voie de la formation continue des adultes en préparant par exemple :
- la formation d’assistant de direction (IFOCOP)
- la formation d’assistante de direction dispensée par l’AFPA
- la formation dispensée par Studi permettant de préparer le Titre Professionnel “Assistant de direction” niveau 5, enregistré au RNCP
- les diplômes cités ci-dessus
- ...
Qualités requises pour devenir Office manager
Représentant l'image du service qui l'emploie, il doit posséder une présentation irréprochable, être courtois et discret.
Métier de contact, il faut faire preuve d’un bon relationnel, maîtriser au moins une langue étrangère dont l’anglais et se montrer mobile et disponible.
Une bonne culture générale et la maîtrise des outils bureautiques, couplés à des qualités de sérieux et d'assiduité optimiseront l’évolution de carrière.
Multitâche, l’OM se doit d’être organisé, disponible, réactif et autonome. Il doit savoir prendre des initiatives pour décharger ses supérieurs.
Salaire d’un Office manager
Son salaire va dépendre de son expérience et de la taille de l’entreprise. Un Office Manager débutant aura un salaire annuel compris en général entre 26 000 et 32 000 € bruts annuels. Un candidat plus expérimenté pourra espérer jusqu’à 50 000 € bruts annuels.
Évolutions possibles d’un Office manager
Le poste d’Office Manager peut mener vers des fonctions de responsable administratif dans de plus grandes entreprises ou de responsable de services généraux par exemple.