Métier d’Adjoint administratif
Plus qu’un métier, adjoint administratif est un corps d’Etat qui englobe une multitude de profession suivant le poste: accueil et information du public, activités de secrétariat et de comptabilité, il réalise des travaux administratifs dans un établissement de la fonction publique. Découvrez la profession d’adjoint administratif en détail : mission, salaire, formations possibles, reconversion.
Qu’est-ce qu’un Adjoint administratif ?
Toujours au contact du public, l'adjoint administratif est un employé de la fonction publique qui occupe un poste administratif dans diverses administrations de l'État, des collectivités territoriales ou des établissements publics. Les adjoints administratifs jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien de ces organismes en fournissant un soutien administratif et logistique.
Les adjoints administratifs sont généralement recrutés par concours de la fonction publique. Il existe différents niveaux d'adjoint administratif avec des échelles de rémunération associées.
Missions de l’agent administratif
Suivant son lieu d’exercice, les missions de l’adjoint administratif peuvent inclure :
- Traitement des dossiers : Réception, tri, et traitement des dossiers administratifs, des courriers, des formulaires, etc.
- Accueil et assistance : Accueillir les usagers, les orienter vers les bons services et répondre à leurs questions concernant les démarches administratives.
- Gestion des appels téléphoniques : Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages et transmettre les informations nécessaires.
- Saisie de données : Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de l'administration.
- Rédaction de courriers : Rédiger et préparer des courriers, des notes, des comptes-rendus, et autres documents administratifs.
- Gestion des agendas : Organiser les rendez-vous, les réunions, et les déplacements des responsables ou des agents de l'administration.
- Suivi des dossiers en cours : Assurer le suivi des dossiers en cours de traitement et relancer les parties prenantes si nécessaire.
- Gestion des fournitures : S'occuper de la gestion des stocks de fournitures de bureau et effectuer les commandes si besoin.
- Participation aux procédures administratives : Aider à la gestion des procédures de recrutement, de formation, de congés, etc
- Gestion des ressources humaines : Participer à la gestion administrative du personnel, notamment en tenant à jour les dossiers du personnel.
- Classement et archivage : Organiser et assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.
- Collaboration avec les autres services : Collaborer avec les autres services de l'administration pour faciliter la circulation des informations.
Lieux de travail possibles
L'Adjoint administratif en France peut travailler dans diverses administrations de l'État, des collectivités territoriales (régions, départements, communes) ou des établissements publics. Voici quelques exemples d'endroits où il peut exercer son métier :
- Ministères : Dans les différents ministères du gouvernement français, il peut être affecté à des postes administratifs pour soutenir le fonctionnement des services ministériels.
- Préfectures : Dans les préfectures, les adjoints administratifs peuvent travailler dans les services chargés de l'accueil du public, du suivi des dossiers administratifs ou de la gestion des ressources humaines.
- Mairies : Dans les mairies des communes, ils occupent souvent des postes au sein des services administratifs, comme l'état civil, l'accueil, les affaires scolaires, ou les finances.
- Hôpitaux et établissements de santé : Dans le secteur de la santé, les adjoints administratifs peuvent travailler dans les bureaux d'accueil, les services de gestion administrative des patients, ou la facturation.
- Établissements scolaires : Dans les écoles, collèges et lycées, ils peuvent occuper des fonctions administratives liées à la gestion des élèves, des enseignants et des ressources.
- Services de police et de gendarmerie : Ils peuvent être affectés dans les bureaux administratifs des commissariats ou des brigades pour traiter les procédures administratives et gérer les dossiers.
- Services sociaux : Dans les organismes sociaux et les centres d'action sociale, les adjoints administratifs peuvent travailler dans les secteurs de l'aide sociale, du logement, etc.
- Services des impôts et des finances publiques : Ils peuvent être présents dans les centres des impôts pour aider à l'accueil du public et au traitement des dossiers fiscaux.
- Services de l'Éducation nationale : Dans les rectorats, les inspections académiques ou les établissements d'enseignement supérieur, ils peuvent exercer des fonctions administratives liées à l'éducation.
Formations pour devenir Adjoint administratif
Pour devenir adjoint administratif, il faut réussir le concours d’adjoint administratif (catégorie C), accessible sans aucun diplôme et sans condition d’âge.
Pour réussir ce concours, il faut passer l’épreuve d'admissibilité (rédaction d’une explication de texte) et réaliser des exercices écrits qui permettent d'évaluer les capacités en vocabulaire, orthographe, grammaire et mathématiques.
2 spécialités sont possibles : administration générale ou administration et dactylographie avec mise en situation professionnelle lors d’un entretien avec le jury, lors d’une épreuve pratique.
Il est aussi possible de passer par un concours interne de la Fonction publique.
La Ville de Paris organise ses propres concours.
D’autres diplômes existent pour occuper un poste administratif mais plutôt dans le privé :
- BTS NDRC (Négociation et Digitalisation de la Relation Client)
- DUT Techniques de Commercialisation
- BTS Technico-Commercial
- Bac + 5 École de commerce
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Qualités pour devenir agent administratif
- Organisation : Être organisé(e) est primordial pour gérer efficacement les tâches administratives, les dossiers et les échéances.
- Rigueur : La rigueur est nécessaire pour traiter avec précision les documents administratifs, éviter les erreurs et respecter les procédures en place.
- Discrétion : En tant qu'employé du secteur public, il est crucial de faire preuve de discrétion et de respecter la confidentialité des informations traitées.
- Capacité à travailler en équipe : Les adjoints administratifs collaborent souvent avec d'autres collègues au sein de l'administration, il est donc important de bien travailler en équipe.
- Bonnes compétences en communication : La capacité à communiquer clairement et efficacement avec les usagers, les collègues et les responsables est essentielle.
- Adaptabilité : Les missions d'un Adjoint administratif peuvent varier d'un jour à l'autre, donc être capable de s'adapter rapidement aux changements est un atout.
- Patience : Le métier peut impliquer de traiter avec des usagers parfois mécontents ou stressés, donc faire preuve de patience est important.
- Maîtrise des outils informatiques : Les adjoints administratifs utilisent souvent des logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.) et des systèmes informatiques spécifiques à leur administration.
- Polyvalence : Être capable de s'acquitter de différentes tâches administratives et de gérer plusieurs dossiers en même temps est un avantage.
- Sens du service public : Travailler dans l'administration implique de servir le public, donc avoir un sens du service et de l'intérêt général est valorisé.
- Fiabilité : Les adjoints administratifs doivent être fiables et capables de respecter les délais et les engagements.
- Esprit d'initiative : Bien que les tâches soient souvent définies, prendre des initiatives pour améliorer les processus ou aider les collègues est apprécié.
Salaire d’un Adjoint administratif
Le salaire dépend du grade et de l’échelon. À cette rémunération principale, qui progresse avec l'ancienneté, s'ajoutent diverses indemnités et primes.
Le salaire mensuel moyen net d’un agent administratif est d’environ 1 800 € pour un homme ou une femme, variant de 1 500€ à 2 200€ au cours de sa carrière.
(Source : statistiques Insee).
Débouchés et évolutions de l’Adjoint administratif
Compte tenu que le concours est accessible sans diplôme prérequis ni âge maximum ou minimum, et par la sécurité de l’emploi qu’il procure, cette profession est très recherchée des jeunes et des personnes en reconversion.
Les évolutions possibles correspondent à des échelons qu'il faut gravir avec les années et l'expérience, par concours administratif ou par liste d'aptitude sur proposition de sa hiérarchie.
