Métier d’Adjoint administratif
Plus qu’un métier, adjoint administratif est un corps d’Etat qui englobe une multitude de profession suivant le poste: accueil et information du public, activités de secrétariat et de comptabilité, il réalise des travaux administratifs dans un établissement de la fonction publique. Découvrez la profession d’adjoint administratif en détail : mission, salaire, formations possibles, reconversion.
Qu’est-ce qu’un Adjoint administratif ?
Toujours au contact du public, l'adjoint administratif est un employé de la fonction publique qui occupe un poste administratif dans diverses administrations de l'État, des collectivités territoriales ou des établissements publics. Les adjoints administratifs jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien de ces organismes en fournissant un soutien administratif et logistique.
Les adjoints administratifs sont généralement recrutés par concours de la fonction publique. Il existe différents niveaux d'adjoint administratif avec des échelles de rémunération associées.
Les différentes appellations :
- adjoint administratif d’État dans la fonction publique d’Etat
- adjoint administratif territorial (AAT) dans la fonction publique territoriale
- adjoint administratif hospitalier (AAH) dans la fonction publique hospitalière
Le corps des adjoints administratifs compte trois grades :
- adjoint administratif principal de 1re classe
- adjoint administratif principal de 2e classe
- adjoint administratif
Missions de l’agent administratif
Suivant son lieu d’exercice, les missions de l’adjoint administratif peuvent inclure :
- Traitement des dossiers : Réception, tri, et traitement des dossiers administratifs, des courriers, des formulaires, etc.
- Accueil et assistance : Accueillir les usagers, les orienter vers les bons services et répondre à leurs questions concernant les démarches administratives.
- Gestion des appels téléphoniques : Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages et transmettre les informations nécessaires.
- Saisie de données : Effectuer la saisie et la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de l'administration.
- Rédaction de courriers : Rédiger et préparer des courriers, des notes, des comptes-rendus, et autres documents administratifs.
- Gestion des agendas : Organiser les rendez-vous, les réunions, et les déplacements des responsables ou des agents de l'administration.
- Suivi des dossiers en cours : Assurer le suivi des dossiers en cours de traitement et relancer les parties prenantes si nécessaire.
- Gestion des fournitures : S'occuper de la gestion des stocks de fournitures de bureau et effectuer les commandes si besoin.
- Participation aux procédures administratives : Aider à la gestion des procédures de recrutement, de formation, de congés, etc
- Gestion des ressources humaines : Participer à la gestion administrative du personnel, notamment en tenant à jour les dossiers du personnel.
- Classement et archivage : Organiser et assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.
- Collaboration avec les autres services : Collaborer avec les autres services de l'administration pour faciliter la circulation des informations.
Lieux de travail possibles
L'Adjoint administratif en France peut travailler dans diverses administrations de l'État, des collectivités territoriales (régions, départements, communes) ou des établissements publics. Voici quelques exemples d'endroits où il peut exercer son métier :
- Ministères : Dans les différents ministères du gouvernement français, il peut être affecté à des postes administratifs pour soutenir le fonctionnement des services ministériels.
- Préfectures : Dans les préfectures, les adjoints administratifs peuvent travailler dans les services chargés de l'accueil du public, du suivi des dossiers administratifs ou de la gestion des ressources humaines.
- Mairies : Dans les mairies des communes, ils occupent souvent des postes au sein des services administratifs, comme l'état civil, l'accueil, les affaires scolaires, ou les finances.
- Hôpitaux et établissements de santé : Dans le secteur de la santé, les adjoints administratifs peuvent travailler dans les bureaux d'accueil, les services de gestion administrative des patients, ou la facturation.
- Établissements scolaires : Dans les écoles, collèges et lycées, ils peuvent occuper des fonctions administratives liées à la gestion des élèves, des enseignants et des ressources.
- Services de police et de gendarmerie : Ils peuvent être affectés dans les bureaux administratifs des commissariats ou des brigades pour traiter les procédures administratives et gérer les dossiers.
- Services sociaux : Dans les organismes sociaux et les centres d'action sociale, les adjoints administratifs peuvent travailler dans les secteurs de l'aide sociale, du logement, etc.
- Services des impôts et des finances publiques : Ils peuvent être présents dans les centres des impôts pour aider à l'accueil du public et au traitement des dossiers fiscaux.
- Services de l'Éducation nationale : Dans les rectorats, les inspections académiques ou les établissements d'enseignement supérieur, ils peuvent exercer des fonctions administratives liées à l'éducation.
Conditions de travail d’un adjoint administratif
Les conditions de travail de l’adjoint administratif sont très différentes d'un poste à l'autre et même d’un établissement à l’autre. De plus, certains services sont plus stressants que d'autres.
L'adjoint administratif travaille généralement du lundi au vendredi sur des horaires de bureau. Mais, il peut parfois travailler le samedi surtout dans la fonction publique hospitalière.
Formations et concours pour devenir Adjoint administratif
Concours d’adjoint administratif
Conditions générales d’accès à la fonction publique
Pour passer le concours d’adjoint administratif, vous devez avant tout remplir les conditions générales d’accès à un emploi public :
- Posséder la nationalité française ou être ressortissant d'un autre État membre de l'Union Européenne ou partie à l'accord sur l'espace économique européen
- Jouir de vos droits civiques
- Ne pas avoir subi une condamnation incompatible avec l'exercice des fonctions
- Être en position régulière au regard des obligations du service national
- Remplir les conditions d'aptitude physique requises exigées pour l'exercice de la fonction
Conditions d'accès au concours adjoint administratif d’État
Ce concours est un concours interministériel, organisé chaque année par le Ministère de l’éducation nationale.
Il existe deux concours d'adjoint administratif d’État :
- Le concours externe : ouvert à l'ensemble des candidats sans condition d'âge ou de diplôme
- Le concours interne : ouvert aux agents de la fonction publique justifiant d’au moins un an d’expérience dans un service public, au 1er janvier de l’année du concours
Le choix du ou des ministères que le candidat souhaite intégrer est à indiquer au moment de l’inscription. Par exemple, pour devenir adjoint administratif hospitalier, il s’agit du ministère des Solidarités et de la Santé.
Conditions d'accès au concours adjoint administratif territorial
Ce concours est organisé tous les deux ans par les Centres de gestion.
Il existe trois concours d'adjoint administratif territorial :
- Le concours externe : ouvert aux candidats titulaires d’un titre ou d’un diplôme classé au moins au niveau 3 du RNCP ou d'une qualification reconnue comme équivalente
- Le concours interne : ouvert aux agents de la fonction publique justifiant d’au moins un an d’expérience dans un service public, au 1er janvier de l’année du concours
- Le troisième concours : ouvert aux candidats justifiant, pendant une durée de 4 ans au moins, de l'exercice
- soit d'activités professionnelles comportant des fonctions administratives d'exécution, de comptabilité, d'accueil du public, de documentation, ou la mise en œuvre d'actions d'animation économique, sociale ou culturelle
- soit de mandats en qualité de membre d'une assemblée délibérante d'une collectivité territoriale
- soit d'activités accomplies en qualité de responsable d'une association
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Comment devenir adjoint administratif sans concours ?
Il est possible de devenir adjoint administratif sans passer de concours de recrutement de la fonction publique.
Le recrutement sans concours dans le grade d'adjoint administratif s'effectue
- par la voie d'une commission de sélection. Les inscriptions à ce recrutement sont réalisées dans Cyclades.
- ou bien par la voie du PACTE (Parcours d'Accès aux Carrières de la fonction publique Territoriale, hospitalière et d'État). Les inscriptions au PACTE sont reçues exclusivement par France Travail (anciennement Pôle Emploi)
Par contre, il est conseillé de suivre une formation en secrétariat afin de préparer, par exemple, le TP employé administratif et d'accueil, le bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA), le BTS Support à l'action managériale…
Qualités pour devenir agent administratif
- Organisation
- Rigueur
- Discrétion
- Capacité à travailler en équipe
- Bonnes compétences en communication
- Adaptabilité
- Patience
- Maîtrise des outils informatiques
- Polyvalence
- Sens du service public
- Fiabilité
- Esprit d'initiative
Salaire d’un Adjoint administratif
Le salaire dépend du grade et de l’échelon. À cette rémunération principale, qui progresse avec l'ancienneté, s'ajoutent diverses indemnités et primes.
Par exemple, la rémunération brute hors prime des adjoints administratifs principaux de 2e classe est de 1 806,66€ à l'échelon 1 et de 2 092,18€ à l'échelon 12.
Celle des adjoints adminisratifs principaux de 1ère classe est de 1 836,20€ à l'échelon 1 et de 2 353,09€ à l'échelon 10.
(Traitement indiciaire au 1er janvier 2024, source : site du Ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse)
Débouchés et évolutions de l’Adjoint administratif
Compte tenu que le concours est accessible sans diplôme prérequis ni âge maximum ou minimum (pour le concours externe d'adjoint administratif d’État), et par la sécurité de l’emploi qu’il procure, cette profession est très recherchée des jeunes et des personnes en reconversion.
Les évolutions possibles correspondent à des échelons qu'il faut gravir avec les années et l'expérience, par concours administratif ou par liste d'aptitude sur proposition de sa hiérarchie.
