L'assistante de gestion occupe une place centrale au sein des petites sociétés. Cette profession polyvalente revêt une importance cruciale, car elle incarne à la fois les rôles d'assistante de direction, de commerciale et de comptable. En tant que véritable bras droit du chef d'entreprise, l'assistante de gestion contribue de manière significative à la gestion efficace et au bon fonctionnement de l'entreprise.
Cette fiche métier vous plongera dans les rouages de cette profession en mettant en lumière ses missions essentielles, les parcours de formation nécessaires pour y accéder, les voies de recrutement et les possibilités de reconversion qui s'offrent à ceux et celles qui aspirent à exercer ce métier multifacette.
Assistante de Gestion en PME PMI : présentation du métier
Qu’est-ce qu’une Assistante de Gestion en PME PMI ?
Dans un paysage professionnel où les ressources et les moyens financiers sont souvent limités, les petites structures se retrouvent confrontées à un défi de taille : elles doivent répondre à des besoins divers et variés, allant de la gestion des ressources humaines à la comptabilité en passant par les tâches administratives. Pourtant, ces besoins ne diffèrent pas fondamentalement de ceux des grandes entreprises. C'est précisément dans ce contexte exigeant que l'assistant(e) de gestion PME/PMI émerge comme un atout indispensable.
Cette profession se distingue par sa polyvalence remarquable, qui en fait un véritable "couteau suisse" au service du chef d'entreprise. En effet, l'assistant(e) de gestion PME/PMI est capable d'endosser plusieurs casquettes, ce qui lui permet de s'adapter avec agilité aux multiples facettes de la gestion d'une petite entreprise.
Parmi ses missions principales, l'assistant(e) de gestion PME/PMI assume les responsabilités d'un(e) assistant(e) de direction, apportant un soutien précieux dans la gestion des plannings, la coordination des rendez-vous, et la communication interne et externe. Cette dimension relationnelle est cruciale pour maintenir une communication fluide au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.
Parallèlement, l'assistant(e) de gestion PME/PMI se transforme en un(e) assistant(e) comptable avisé(e), en charge de la gestion des finances de l'entreprise. Cette tâche implique la tenue des comptes, la facturation, le suivi des paiements et la gestion des budgets, contribuant ainsi à assurer la stabilité financière de la société.
Enfin, l'assistant(e) de gestion PME/PMI se métamorphose en un(e) assistant(e) commercial(e) dynamique, participant activement au développement des activités de l'entreprise. Cela comprend la prospection de clients, la gestion des ventes, la préparation de devis et de contrats, ainsi que le suivi de la relation clientèle. La capacité à comprendre les besoins du marché et à y répondre efficacement fait de cet aspect commercial un élément clé de la réussite de l'entreprise.
Missions de l’assistant(e) de Gestion en PME PMI
Administratif
L'assistant(e) de gestion PME/PMI assume un rôle essentiel dans la gestion administrative de l'entreprise. Tout d'abord, il ou elle est responsable de la communication au sein de l'entreprise, que ce soit par la rédaction et la diffusion de courriers, de notes de service ou d'e-mails. Cette communication efficace garantit que les informations circulent de manière transparente au sein de l'organisation.
En termes de gestion des activités, l'assistant(e) de gestion PME/PMI est chargé(e) de la planification des tâches et de l'organisation du travail au quotidien. Cela comprend la gestion des emplois du temps, l'attribution des ressources aux projets, et la coordination des réunions et des événements d'entreprise.
Le traitement de l'information est également une compétence clé de l'assistant(e) de gestion. Il ou elle collecte, classe, et archive les données et les documents nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Cette gestion méticuleuse de l'information est cruciale pour garantir la traçabilité des opérations et la conformité aux réglementations.
Enfin, l'assistant(e) de gestion PME/PMI joue un rôle prépondérant dans la planification à long terme. Il ou elle peut être impliqué(e) dans l'élaboration de budgets, le suivi des indicateurs de performance, et la préparation de rapports pour aider le chef d'entreprise à prendre des décisions éclairées.
Comptable
La dimension comptable de la fonction de l'assistant(e) de gestion PME/PMI est tout aussi cruciale. Il ou elle maîtrise les principes comptables et est capable de calculer les coûts liés aux opérations de l'entreprise. Cette compétence est particulièrement importante pour évaluer la rentabilité des projets, suivre les dépenses et les recettes, et contribuer à la prise de décision financière.
L'assistant(e) de gestion PME/PMI est également responsable du suivi des opérations courantes, notamment la saisie comptable, la gestion des factures clients et fournisseurs, ainsi que le rapprochement bancaire. Assurer la fiabilité des données financières est essentiel pour la comptabilité de l'entreprise et pour respecter les obligations fiscales et légales.
Commercial
Dans le domaine commercial, l'assistant(e) de gestion PME/PMI apporte un soutien crucial à la croissance de l'entreprise. Il ou elle prend en charge l'organisation des approvisionnements et des livraisons, garantissant ainsi que les produits ou services sont disponibles pour les clients en temps voulu.
L'accueil des clients est une part importante de cette dimension commerciale. L'assistant(e) de gestion PME/PMI assure un service client de qualité en répondant aux demandes, en résolvant les problèmes éventuels, et en contribuant à fidéliser la clientèle.
La rédaction de devis, de contrats, et le suivi des dossiers clients sont également de sa responsabilité. Il ou elle peut être amené(e) à rechercher des fournisseurs, négocier des contrats d'approvisionnement, et veiller à ce que les relations commerciales se déroulent harmonieusement.
Où exerce l’assistant(e) de Gestion en PME PMI ?
Les assistantes de gestion sont des professionnels très demandées dans les TPE, PME et PMI des secteurs :
- de services,
- du BTP,
- de la finance
- de la communication
Tendances de la profession
Parmi les métiers qui ne connaissent pas la crise, l'assistant de gestion se place en bonne position.
Formations Assistant(e) de Gestion en PME PMI
Pour devenir assistante de Gestion en PME PMI, plusieurs solutions s’offrent à vous, accessibles tant dans le cadre de la formation initiale que dans celui de la formation continue permettant aisément une reconversion professionnelle.
Formation Initiale
Niveau BAC+2
- BTS gestion de la PME
- BTS CG (comptabilité et gestion)
- BTS MCO (management commercial opérationnel)
- BUT gestion administrative et commerciale des organisations parcours management commercial et marketing omnicanal
- BUT GEA – gestion des entreprises et des administrations
Niveau BAC+3
- Licence professionnelle Métiers de la gestion et de la comptabilité
- Licence professionnelle Métiers de la GRH (gestion des ressources humaines)
Niveau BAC+5
- Master professionnel Management
- Diplômes d'école de commerce
Formation continue
Dans le cadre d’une réorientation professionnelle, il est possible de devenir assistante de Gestion en PME PMI par la voie de la formation continue en préparant la majorité des diplômes ci-dessus mais également en obtenant des certifications ou titres comme le Titre Professionnel de Secrétaire assistant par exemple.
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Qualités requises pour devenir Assistant(e) de Gestion en PME PMI
Métier très polyvalent qui nécessite de nombreuses compétences, l’assistant(e) de gestion doit savoir faire preuve d’adaptation et d’un grand sens de l’organisation.
Rigoureux et doué d’initiatives, il sait s’adapter à toutes les situations même urgentes.
Amené à échanger avec des interlocuteurs variés (dirigeants, salariés, client, il jouit d'une présentation impeccable, d'un grand sens de l'écoute et de la diplomatie.
Une bonne culture générale et la maîtrise des outils bureautiques, couplés à des qualités de sérieux et d'assiduité optimiseront l’évolution de carrière.
La maîtrise de l'anglais est particulièrement appréciée dans les entreprises négociant avec l'international.
Compétences de base indispensables pour se lancer
Savoir
- Gestion administrative du courrier
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Sténographie
- Droit du travail
- Législation sociale
- Normes rédactionnelles
- Planning du personnel
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
Savoir-faire
Gestion administrative
- Gérer un planning
- Organiser des déplacements professionnels
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Réaliser la gestion administrative du personnel
Droit, contentieux et négociation
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
- Réaliser la gestion administrative des contrats
Communication, Multimédia
- Définir une stratégie de communication
- Organiser, coordonner un événement
Organisation
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Classer des documents
- Réaliser une veille documentaire
- Utiliser les outils bureautiques
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- Collecter et analyser des informations
Évolutions possibles de l’Assistante de Gestion en PME PMI
Le poste d’assistant de gestion est très formateur et peut lancer de belles carrières, notamment vers la fonction de responsable des services généraux ou de responsable administratif d’une entreprise de taille plus grande. Il peut aussi se spécialiser dans la comptabilité, les ressources humaines ou le commercial..
Salaire d’un(e) Assistant(e) de Gestion en PME PMI
Comme souvent, le salaire varie en fonction de la taille de la structure qui l'emploie. Si un débutant gagne entre 1500€ et 2000€ par mois, cette somme augmente vite et peut franchir le seuil des 4000€ mensuels pour un profil expérimenté.
