Secrétaire administrative | Fiche métier

Quelles sont les missions de la Secrétaire administrative ? Quelle formation suivre pour exercer ce métier ? Quels sont ses débouchés et son salaire ? Les réponses vous sont apportées par cette fiche métier de Secrétaire administrative.

Secrétaire administrative
Sommaire

    Métier de Secrétaire administrative

    La gestion des tâches administratives d’un service ou d’une personne n’a aucun secret pour cette professionnelle. Découvrez la profession en détail : mission, formation, recrutement, reconversion.

    Qu’est-ce qu’une Secrétaire administrative ? 

    Poste extrêmement polyvalent, les missions d’une secrétaire administrative dépendent du service auquel elle est rattachée (le métier étant à majorité féminine) et du secteur d’activité de la société. mais la base du métier reste toujours la même : gestion de tâches administratives telles que la saisie de documents, la communication, la gestion des ressources humaines….

    Il s’occupe généralement de décharger son supérieur de ses tâches administratives.

    Son métier comporte une grande part de travail rédactionnel. En outre, ce professionnel participe à l’encadrement du personnel et peut même être amené à assurer l’organisation et le suivi de réunions.

    Missions de la Secrétaire administrative

    • accueil téléphonique et prise de messages ;
    • accueil des visiteurs ;
    • gestion du courrier et des mails : rédaction, tri, ouverture, distribution…
    • saisie des informations et des documents (comptes-rendus, synthèses, contrats) ;
    • Classement des documents ;
    • Gestion des plannings ;
    • Gestion de la relation avec les fournisseurs ;
    • Facturation et relances clients ;
    • Gestion des litiges ;
    • Suivi des réunions ;
    • Encadrement d’une équipe d’adjoints administratifs ;
    • Petite comptabilité ;

    Où exerce la Secrétaire administrative ?

    La secrétaire administrative peut exercer dans tous les services publics : préfectures, ministères, directions locales, agences publiques, établissements de formation, ambassades, police nationale, rectorats, personnel civil des armées, etc.. 

    Tendances de la profession

    Même si les recrutements ont diminué ces dernières années, la profession continue d’offrir de belles opportunités de recrutement.

    Qualités requises pour devenir Secrétaire administrative

    Représentant l'image du service qui l'emploie, elle doit posséder  une présentation irréprochable, être courtoise et discrète. 

    Métier de contact, il faut faire preuve d’un bon relationnel, maîtriser au moins une langue étrangère dont l’anglais et se montrer mobile et disponible. 

    Une bonne culture générale et la maîtrise des outils bureautiques, couplés à des qualités de sérieux et d'assiduité optimiseront l’évolution de carrière.

    Multitâche, la secrétaire se doit d’être organisée, disponible, réactive et autonome. Elle doit savoir prendre des initiatives pour décharger ses supérieurs.

    Formations pour devenir Secrétaire administrative

    Pour devenir Secrétaire administrative, il faut réussir le concours (catégorie B), accessible à partir du bac et sans condition d’âge.

    Les concours sont organisés par le ministère de l’Éducation nationale pour l’ensemble des ministères. Au moment de l’inscription, le candidat choisit le ministère pour lequel il postule.

    Pour pouvoir s’y présenter, il faut être majeur, être de nationalité française ou ressortissant d’un État membre de l’Union européenne et avoir un casier judiciaire vierge.

    Il est aussi possible de passer par un concours interne de la Fonction publique. 

    La Ville de Paris organise ses propres concours.

    D’autres diplômes existent pour occuper un poste administratif mais plutôt dans le privé :

    • BTS NDRC (Négociation et Digitalisation de la Relation Client)
    • DUT Techniques de Commercialisation
    • BTS Technico-Commercial

    Évolutions possibles de la Secrétaire administrative

    Les évolutions possibles correspondent à des échelons qu'il faut gravir avec les années et l'expérience, par concours administratif ou par liste d'aptitude sur proposition de sa hiérarchie.

    Salaire d’une Secrétaire administrative

    Le salaire dépend du grade et de l’échelon. A cette rémunération principale, qui progresse avec l'ancienneté, s'ajoutent diverses indemnités et primes.

    Le salaire mensuel moyen net d’une secrétaire administrative varie de 1600€ à 2700€ au cours de sa carrière.

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