Métier de secrétaire au quotidien
Métier à dominante féminine, la ou le secrétaire occupe un poste clé au sein d'une entreprise ou d'une administration. Entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité permet de décharger la direction ou les cadres des tâches administratives : courrier, téléphone, gestion de l’agenda, réservations de transports…
Son niveau de responsabilité dépend de la structure qui l’emploie.
Avec l’avènement de l’informatisation, les fonctions de la secrétaire se sont élargis et diversifiées mais surtout lui ont simplifiées les tâches bureautiques de base.
Avec l’expérience, une formation en gestion et langues, elle pourra évoluer en secrétaire de direction.
Pour résumer, les fonctions de la secrétaire consiste à :
- accueillir et orienter les visiteurs ;
- gérer les appels téléphoniques ;
- recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;
- assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
- gérer les plannings ;
- organiser les déplacements, les réunions, les colloques ;
Les formations secrétaire
S’il est encore possible d’être recrutée sans qualification, une formation adéquate facilite grandement l’embauche et les évolutions.
Niveau Bac
- Bac pro gestion-administration
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS,
Niveau Bac + 2
- BTS gestion de la PME
- BTS support à l'action managériale
- BTS ATI - assistance technique d'ingénieur,
- BTS CG - comptabilité gestion
- DUT (Gestion des entreprises et des administrations, Carrières juridiques ou Gestion administrative et commerciale
Qualités requises pour devenir secrétaire
Représentant l'image de l'entreprise qui l'emploie, elle doit posséder une présentation irréprochable, être courtoise et discrète.
Métier de contact, il faut faire preuve d’un bon relationnel, maîtriser au moins une langue étrangère dont l’anglais et se montrer mobile et disponible.
Une bonne culture générale et la maîtrise des outils bureautiques, couplés à des qualités de sérieux et d'assiduité optimiseront l’évolution de carrière.
Multitâche, la secrétaire se doit d’être organisée, disponible, réactive et autonome. Elle doit savoir prendre des initiatives pour décharger ses supérieurs.
Salaire d’une secrétaire
Une Secrétaire débutante gagne du SMIC à 2 000 euros bruts par mois selon son entreprise et sa qualification.
Débouchés, évolutions
Le secrétaire peut évoluer vers un poste de secrétaire-assistant de direction. Ce métier peut s’exercer dans tous les types d’entreprises et dans tous les secteurs d’activité, aussi bien dans le privé que dans le public.