Assistante de direction : présentation du métier
Qu’est-ce qu’une assistante de direction ?
Une assistante de direction, également appelée secrétaire de direction, est un professionnel indispensable qui œuvre aux côtés d'un cadre supérieur, d'un chef de service ou d'un chef d'entreprise. Son rôle est de fournir un soutien administratif et organisationnel essentiel pour assurer le bon fonctionnement de la direction.
Les principales missions d'une assistante de direction comprennent généralement la gestion de l'agenda de son supérieur, la planification des réunions, la coordination des déplacements professionnels, la rédaction de courriers, la préparation de rapports et la gestion des communications. Elle peut également être chargée de la gestion des documents confidentiels, de la prise de notes lors de réunions importantes, et de la supervision de tâches administratives courantes.
En outre, une assistante de direction peut jouer un rôle clé dans la communication interne au sein de l'entreprise et être un interlocuteur important entre la direction et les autres membres du personnel.
Le niveau de responsabilité de l'assistante de direction peut varier en fonction de la taille de l'entreprise et de la complexité de la structure organisationnelle. Elle doit souvent faire preuve de polyvalence, de discrétion et de compétences organisationnelles exceptionnelles pour exceller dans son rôle.
Missions d’une assistante de direction
Pour résumer, les fonctions de la secrétaire consiste à :
- Superviser des plannings complexes et changeants,
- Coordonner des réunions et prendre en charge la gestion des participants,
- Elaborer des présentations PowerPoint,
- Rédiger des comptes rendus,
- Planifier des déplacements nationaux et internationaux,
- Orchestrer et assurer la coordination d'événements internes ou externes tels que des séminaires, des incitations et des sessions de renforcement d'équipe,
- Administrer les notes de frais et suivre les dépenses,
- Prendre en charge la gestion des appels téléphoniques et des courriels.
Où exerce l’Assistant de direction ?
Les professions du secrétariat sont présentes dans tous les domaines de l'économie et de la société. Toutefois, il est observé que les petites et moyennes entreprises (PME) du secteur tertiaire sont les principaux employeurs d'assistants de direction, suivies par les entreprises industrielles.
De plus, les assistants de direction peuvent également exercer leurs fonctions au sein des collectivités locales, d'associations ou d'établissements publics.
Plus tourné vers l’opérationnel que l’administratif, les recruteurs recherchent à présent des candidats titulaires d'une formation minimum bac +2 car la polyvalence des missions et les responsabilités afférentes exigent un niveau d’expertise dans de nombreux domaines professionnels.
Tendances de la profession
L'émergence des nouvelles technologies confère aux dirigeants une autonomie croissante, impactant ainsi le rôle des assistants et assistantes de direction. Leur champ d'activités évolue, les conduisant à prendre en charge de manière autonome des tâches supplémentaires à forte valeur ajoutée, telles que la comptabilité, la gestion des ressources humaines et des services généraux. L'assistant de direction n'est plus limité à des responsabilités purement administratives mais s'oriente désormais vers des aspects opérationnels, devant fournir des solutions, superviser des projets, s'investir davantage dans le suivi des dossiers et prendre des décisions.
En concurrence à la profession d'assistante de direction, nous retrouvons à présent celle d'office manager.
Formations pour devenir assistante de direction
Formation Initiale
Niveau Bac
- Bac pro AGOrA - Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (ex Bac pro gestion-administration)
- Bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) qui permet avant tout de poursuivre des études en classe de BTS
Niveau Bac + 2
- BTS Gestion de la PME
- BTS Support à l'action managériale
- Titre d'Assistant de direction ; certification professionnelle de niveau 5 (équivalent à un BAC +2) enregistrée au RNCP
Niveau Bac + 3
- Bachelor Management
- Licence Professionnelle Management et gestion des organisations
- BUT GEA - Gestion des entreprises et des administrations
- BUT GACO - Gestion administrative et commerciale des organisations parcours Management responsable de projet et Entrepreneuriat ou Management des fonctions supports
- BUT CJ - Carrières juridiques parcours entreprise et association
Formation continue
Pour les salariés déjà en poste ou en reconversion, le titre professionnel "Assistant de Direction" reconnue au RNCP est accessible via de nombreux établissements.
Ils peuvent également préparer les diplômes cités ci-dessus.
Grâce à des formations rapides, les assistants de direction déjà en poste peuvent quant à eux renforcer leurs compétences en informatique, linguistique, comptabilité, etc.
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Qualités pour devenir Assistante de direction
L'assistante de direction, en tant que représentante de l'image de l'entreprise qui l'emploie, doit incarner une présentation irréprochable tout en faisant preuve de courtoisie et de discrétion. Ce métier, axé sur les relations, exige un excellent sens du contact. La maîtrise d'au moins une langue étrangère, notamment l'anglais, ainsi que la capacité à être mobile et disponible, sont des atouts essentiels.
Une solide culture générale et la maîtrise des outils bureautiques, combinées à des qualités de sérieux et d'assiduité, constituent des éléments clés pour optimiser l'évolution de carrière dans ce domaine.
En tant que professionnel multitâche, l'assistante de direction doit démontrer un sens aigu de l'organisation, de la disponibilité, de la réactivité et de l'autonomie. Elle doit être capable de prendre des initiatives afin de décharger efficacement ses supérieurs, contribuant ainsi à la fluidité des opérations au sein de l'entreprise.
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Salaire assistante de direction
Selon son niveau de formation, le secteur d’activité et la taille de l’entreprise dans laquelle il travaille ou la complexité du poste, le salaire d’un débutant se situe dans la fourchette de 1 800 à 2 300 €.
Évolutions de l'assistante de direction
L'évolution professionnelle de l'assistant manager est souvent alignée sur celle de son responsable, offrant la possibilité de gravir les échelons au sein de la hiérarchie de l'entreprise. Une trajectoire alternative consiste à se spécialiser dans un domaine particulier, capitalisant ainsi sur des compétences spécifiques. Par ailleurs, compte tenu de la demande soutenue pour ce rôle, il est envisageable de postuler pour des postes similaires dans des entreprises de plus grande envergure.
Les perspectives d'évolution sont donc variées, offrant la possibilité de s'orienter vers d'autres métiers en lien avec divers secteurs d'activités :
- assistant commercial
- assistant marketing
- assistant en ressources humaines
- assistant juridique.
